معایب پیاده سازی ISO 9001 بخش اول

پیاده سازی نامناسب استاندارد ایزو 9001

پیاده سازی نامناسب استاندارد ایزو 9001 در سازمان ها یکی از آسیب هایی است که منتقدین اجرای این استاندارد بین المللی در ایران و کشورهای مشابه از آن همواره یاد کرده اند. فرآیند پیاده سازی استاندارد ایزو 9001 و دریافت  گواهینامه این استاندارد در هر سازمان معمولا با استفاده از یک رویه مشخص که عمدتا سه طرف در آن درگیر هستند انجام می پذیرد. سازمان خواهان گواهینامه، شخص حقیقی یا حقوقی که به عنوان مشاور فعالیت می نماید و سازمان گواهی دهنده سه طرف ذینفع در فرآیند پیاده سازی استاندارد ایزو 9001 و دریافت گواهینامه این استاندارد هستند و فرآیند پیاده سازی این استاندارد معمولا در چند مرحله مشخص نظیر مستندسازی، اجرای مستندات طراحی شده، ممیزی داخلی و پیش ممیزی سازمان گواهی دهنده، رفع عدم انطباق های ممیزی، ممیزی نهایی و صدور گواهینامه قابل برنامه ریزی و اجرا است. استاندارد ایزو 9001 هدف از پیاده سازی این استاندارد را دو زمینه بیان می دارد:

الف- نمایش توانایی سازمان در فراهم آوردن مداوم محصولی که الزامات مشتری و الزامات قانونی متتضی را برآورده می سازد.

ب – افزایش رضایت مشتری از طریق کاربری موثر سیستم مدیریت کیفیت، از جمله فرآیندهایی که به بهبود مستمر سیستم و اطمینان از تطابق با الزامات مشتری و الزامات قانونی مقتضی می پردازد.

همچنین استاندارد ایزو 9001 تاکید می نماید که الزامات معین شده در این استاندارد بین المللی برای یک سیستم مدیریت کیفیت، مکمل الزامات مرتبط با محصول می باشند.

ولی در برخی از سازمان هایی که دریافت کننده گواهینامه این استاندارد بوده اند، این اهداف یا فراموش شده است و یا اینکه به سختی قابل دستیابی است. آسیبی که از این بابت گریبانگیر ذینفعان پیاده سازی این استاندارد شده است هدف اصلی این نوشته است و تلاش خواهد شد تا از زوایای گوناگون آسیب شناسی این رویداد گسترده در سطح کشور مورد نقد و بررسی قرار گیرد.

همان گونه كه بيان شد سه سازمان در فرآيند پياده سازي استاندارد ايزو 9001 و دريافت گواهي نامه آن درگير هستند كه براي راحتي ادامه مطالعه اين نوشتار نامگذاري مختصري براي آنها در نظر گرفته شده است و از اين پس سازمان خواهان گواهينامه استاندارد ايزو 9001، سازمان ناميده خواهد شد و به شخص حقيقي يا حقوقي كه به عنوان مشاور، سازمان را همراهي مي نمايد، مشاور گفته مي شود و نيز از شركتي كه گواهي نامه استاندارد ايزو 9001 را به سازمان اهداء مي نمايد به عنوان گواهي دهنده ياد خواهد شد.

پیاده سازی ISO 9001 بخش دوم

عدم انطباقهای خدمت   :

درصورت بروز مشکل جهت خدمات فرم اقدام اصلاحی و پیشگیرانه با کد فرم F013.00    جهت این موارد پرشده و پس از تکمیل آن توسط مدیرQC و یا مدیر واحد مربوطه پیگیری تا اثر بخشی انجام می گردد  .
لیست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه در فرم F014.00  در سازمان ثبت و نگهداری می شود .

مراحل صدور و اقدام بر روي فرم اقدام اصلاحي/پيشگيرانه:

درخواست كننده : كليه كاركنان سازمان

انجام دهنده اقدام اصلاحي/ پيشگيرانه: در فرم مشخص مي گردد.

مسئول پيگيري انجام اقدامات : نماينده مديريت / مدیر واحد مربوطه

مسئول كنترل اثربخشي اقدام اصلاحي يا پيشگيرانه: درخواست كننده / نماينده مديريت / مدیر واحد مربوطه

تكميل كننده فرم: نماينده مديريت / مدیر واحد مربوطه

5– مسئوليتها :  

5-1- مسئوليت اعلام شكايات مشتريان به نماینده مدیریت با مسئول بازرگانی مي باشد.
5-2- مسئـوليت تشكيل تيـم جهت بررسي اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه با نماينده مديريت / مديریت مي باشد.
5-3- مسئوليت پيگيـري اقدامـات اصلاحي و پيشگيرانه بر روي عدم انطباق هاي فرآيند خدمات با نماینده مدیریت مي باشد.

 

پیاده سازی ISO 9001 بخش اول

1-    هدف
هدف از تهيه و تدوين اين روش اجرائي مشخص كردن نحوه انجام اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه بر روي عدم انطباق هاي بالقوه و بالفعل صورت گرفته در سازمان مي باشد.

2-    دامنه كاربرد
دامنه كاربرد اين روش اجرائي شامل كليه عدم انطباق هاي ايجاد شده بر روي خدمت ، فرآيند و سيستم و همچنين شكايات مشتريان و مي باشد.

3- تعاريف
اقدام اصلاحي : هر نوع اقدام جهت حذف علل عدم انطباق بالفعل در سازمان را اقدام اصلاحي گويند.
اقدام پيشگيرانه : هر نوع اقدام جهت حذف علل عدم انطباق بالقوه در سازمان را اقدام پيشگيرانه گويند .

4- اقدامات
به منظور رفع علل بالقوه و بالفعل عدم انطباق ها ، اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه متناسب با آنها اتخاذ و اجرا مي گردد. اتخاذ اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه كه با هدف شناسائي عدم تطابق ها در تولید ، مواد اوليه ، فرآيندها ، سيستم مديريت كيفيت و يا شكايات مشتريان صورت مي گيرد كه شامل اقداماتي به شرح ذيل مي باشد :

4-1- اقدام اصلاحي در مورد شكايات مشتريان
4-2- اقدام اصلاحي در مورد عدم تطابقهاي سيستم مديريت كيفيت و مشاهدات ممیزی ها
4-3- اقدام اصلاحي در مورد عدم تطابقهاي ايجاد شده در فرآيند تولید
4-5- اقدام اصلاحي مربوط به زير ساختها و محيط كار

ممیزی داخلی  :
بعد از انجام هر ممیزی داخلی در اثر بروز یکسری عدم انطباقات سیستمی در سازمان نماینده مدیریت نسبت به تعریف و پیگیری اقدام اصلاحی مربوطه اقدام نموده و تا اثر بخشی آن اقدام اصلاحی  در مورد مربوطه پیگیری گردد  .

شکایت مشتریان   :

درصورت دریافت شکایت  ( کتبا یا شفاها ) از مشتری نسبت به تکمیل فرم اقدام اصلاحی مورد نظر از سوی نماینده مدیریت / مدیر کمیته شکایات  / مدیریت اقدام میگردد .

مواردی که برای پیاده سازی iso باید انجام داد:

در صورتی که سازمان خواسته باشد از خدمات مشاور استفاده نماید،لازم نیست بعنوان اولین گام یک مشاور ذیصلاح را ارزیابی و انتخاب نماید.پس از انتخاب مشاور ذیصلاح سازمان قراردادی را با وی منعقد می نماید و پیرو قرارداد منعقد شده مشاور برنامه ریزی برای انجام مراحل زیر را در دستور کار قرار می دهد.یاد آوری می گردد فعالیت های تعیین  شده از جمله خدماتی است که مشاور سیستم مدیریت کیفیت با حمایت مدیریت ارشد سازمان و همکاری کارکنان در تمامی سطوح سازمانی باید ارایه نماید:

1-1- ارزیابی وضعیت موجود

1-2- طراحی و مستندسازی سیستم مدیریت کیفیت

1-3- بازنگری،تاییدد و تصویب مستندات طراحی شده

1-4- نظارت بر اجرای مستندات تصویب شده

1-5- بازنگری و به روز آوری مستندات

-1-6 برنامه ریزی و اجرای ممیزی داخلی

1-7- رسیدگی به عدم انطباق های مشاهده شده در ممیزی داخلی و اجرای اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه مناسب

-1-8 ارزیابی و انتخاب شرکت گواهی دهنده (ممیز خارجی)

-1-9 پیش ممیزی( در صورت نیاز) و انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه مناسب

1-10- ممیزی نهایی،ثبت سیستم مدیریت کیفیت تایید شده و دریافت گواهینامه ایزو 9001

مدت زمان لازم برای پیاده سازی iso

حداقل شش ماه مدت زمان لازم برای طراحی،مستند سازی،استقرار سیستم،ممیزی و دریافت گواهینامه در سازمان های درخواست کننده برای پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت است.اما ذکر این نکته بسیار ضروری است که طول این مدت زمان در هر سازمان به عوامل گوناگونی بستگی دارد،که مهمترین آنها به شرح زیر بیان شده اند لیکن به آنها محدود نمی گردد:

2-1- اندازه سازمان

2-2- تنوع محصولات و یا خدمات

2-3- میزان حمایت مدیر ارشد سازمان

2-4- نحوه همکاری کارکنان در تمامی سطوح سازمان

2-5- پیچیدگی فرآیندهای سازمان

2-6- دولتی یا خصوصی بودن سازمان