مستندات OHSAS 18001 بخش دوم

بررسی

 اندازه گیری و پایش عملکرد

سازمان باید روش های اجرای، ایجاد، مستقر و نگهداری، نماید تا عملکرد ایمنی و بهداشت شغلی را به طور منظم پایش و اندازه گیری نماید. این روش های اجرایی باید برا ی موارد زیر تهیه شوند:

الف) هر دوی شاخص های کیفی و کمی، متناسب با نیازهای سازمان

ب) پایش میزان برآورده شدن اهداف ایمنی و بهداشت  شغلی سازمان

ج) پایش اثر بخشی کنترل ها ( برای بهداشت و همچنین برای ایمنی)

د) شاخص های پیشگیرانه عملکرد که انطباق با برنامه های ایمنی و بهداشت  شغلی، کنترل ها و معیارهای عملیاتی را پایش می کند

ه) شاخص های واکنشی عملکرد که بیماری، رویدادها ودیگر شواهد عملکرد نامناسب ایمنی و بهداشت شغلی در گذشته را پایش کی کند

و) ثبت داده ها ونتایج پایش و اندازه گیری به طوری که جهت تسهیل تجزیه و تحلیل اقدام پیشگیرانه و اقدام اصلاحی بعدی کفایت نماید.

اگر تجهیزاتی برای پایش و اندازه گیری عملکرد مورد نیاز باشد،سازمان باید در موارد مقتضی روش های اجرایی برای کالیبراسیون و نگهداری چنین تجهیزاتی ایجاد و حفظ نماید.سوابق فعالیتها و نتایج کالبیراسیون باید حفظ شود.

 ارزیابی انطباق

سازمان باید در راستای الزامات قانونی، روش های اجرایی برا ی ارزیابی دوره ای رعایت الزامات قانونی قابل کاربرد ایجاد، مستقر و نگهداری نماید.سازمان باید سوابق نتایج ارزیابی های دوره ای را نگهداری کند.

سازمان باید رعایت دیگر الزامات که خود را موظف به پیروی از آن ها می داند را ارزیابی نماید. سازمان ممکن است تمایل داشته باشد که این ارزیابی را با ارزیابی رعایت الزامات قانونی توام نماید یا روش های اجرایی جداگانه ایجاد کند.

 بررسی رویداد، عدم انطباق، اقدام اصلاحی و اقدام پیشگیرانه

 بررسی رویداد

سازمان باید روش های اجرایی برای ثبت، بررسی و تجزیه و تحلیل رویدادها جهت موارد زیر ایجاد، مستقر و نگهداری کند:

الف) تعیین نقایص اساسی ایمنی و بهداشت شغلی و دیگر عواملی که ممکن است علت یا مسبب بروز رویدادها باشند

ب) شناسایی نیاز به اقدام اصلاحی

ج) شناسایی فرصت ها برای اقدام پیشگیرانه

د) شناسایی فرصت ها برای بهبود مستمر

ه) اطلاع رسانی نتایج اینگونه بررسی ها

 عدم انطباق، اقدام اصلاحی و اقدام پیشگیرانه

سازمان باید روش های اجرایی برا ی پرداختن به عدم انطباق های بالفعل و بالقوه و انجام اقدام اصلاحی و اقدام  پیشگیرانه ایجاد، مستقر و نگهداری نماید. این روش های اجرایی باید الزاماتی را برای موارد زیر تعریف نمایند:

الف) شناسایی و اصلاح  عدم انطباق ها و انجام اقدام هایی به منظور کاهش عواقب ایمنی و بهداشت شغلی آنها

ب) بررسی عدم انطباق ها، تعیین علت آن ها و انجام اقداماتی به منظور جلوگیری از رخداد مجدد آن ها

ج) ارزیابی نیاز به اقدام به منظور پیشگیری از عدم انطباق و اجرای اقدامات مناسب که برای جلوگیری از رخداد آنها طراحی می شود

د) ثبت و ابلاغ نتایج اقدام  اصلاحی و اقدام پیشگیرانه انجام شده

ه) بازنگری اثربخشی اقدام پیشگیرانه انجام شده.

هرجا شناسایی شود که اقدام اصلاحی و اقدام پیشگیرانه موجب خطرات جدید یا تغییر در خطرا تموجود یا نیاز به کنترل های جدید یا تغییر در کنترل های موجود می گردد، روش اجرایی باید الزام نماید که اقدامات پیشنهادی باید قبل از اجرا مورد ارزیابی ریسک قرار گیرند. هرگونه اقدام اصلاحی یا اقدام پیشگیرانه ای که برای حذف علت های عدم انطباق بالفعل و بالقوه انجام می شود باید متناسب با میزان مشکلات باشد و با ریسک ایمنی و بهداشت  شغلی پیش رو تناسب داشته باشد. سازمان باید اطمینان حاصل نماید که هر گونه تغییرات مورد نیاز که از اقدام اصلاحی و اقدام پیشگیرانه ناشی می شوند، در سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی مستند سازی می شوند.

کنترل سوابق

سازمان باید هرگونه سوابق مورد نیاز به منظور اثبات انطباق با الزامات سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی خود و این استاندارد OHSAS و نتایج حاصل را ایجاد و نگهداری نماید. سازمان باید روش اجرایی برای شناسایی، انبارش، حفاظت، بازیابی، نگهداری و امحای سوابق، مستقر و نگهداری نماید.سوابق باید خوانا، قابل شناسایی و قابل ارزیابی باشند.

ممیزی داخلی

سازمان باید اطمینان حاصل نماید که ممیزی های داخلی سیستم ایمنی و بهداشت شغلی در دوره های زمانی برنامه ریزی شده انجام می شوند تا بدین وسیله:

الف) معین شود که سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی:

1-     با ترتیبات طرح ریزی شده برای دیریت ایمنی و بهداشت شغلی از جمله الزامات این استاندارد OHSAS انطباق دارد

2-     به طور مناسب مستقر ونگهداری می شود

3-     در برآورده نمودن خط مشی و اهداف سازمان اثربخش است

ب) اطلاعات مربوط به نتایج ممیزی ها برای ارائه به مدیریت فراهم شود.

برنامه ممیزی باید براساس نتایج ارزیابی های ریسک فعالیت های سازمان و نتایج ممیزی های قبلی، توسط سازمان  طرح ریزی، ایجاد، مستقر ونگهداری گردد. روش های اجرایی ممیزی باید ایجاد، مستقرونگهداری شود، به طوری که در آن ها موارد زیر مورد توجه قرار گیرد:

الف) مسئولیت ها، صلاحیت ها و الزامات برای طرح ریزی و انجام ممیزی ها، گزارش نتایج و نگهداری سوابق مربوطه

ب) تعیین معیارها، دامنه کاربرد، فراوانی و روش های ممیزی.

در انتخاب ممیزان و انجام ممیزی ها باید نسبت به واقع بینی و بی طرف بودن فرآیند ممیزی اطمینان حاصل شود.

 بازنگری مدیریت

مدیریت عالی باید سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی سازمان را در فواصل زمانی برنامه ریزی شده، بازنگری نماید تا از تناسب، کفایت و اثربخشی مستمر آن اطمینان حاصل کند. بازنگری ها باید شامل ارزیابی فرصت های بهبود و تغییرات مورد نیاز در سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی و اهداف ایمنی و بهداشت  شغلی باشد.

سوابق بازنگری های مدیریت باید نگهداری شوند. ورودی های بازنگری های مدیریت باید شامل موارد زیر باشد:

الف) نتایج ممیزی های داخلی و ارزشیابی های رعایت الزامات قانونی و سایر الزامات قابل کاربرد که سازمان خود را موظف به پیروی از آن ها می داند

ب) نتایج مشارکت و مشاوره

ج) ارتباطات مرتبط از سوی طرف های ذی نفع برون سازمانی از جمله شکایت ها

د) عملکرد ایمنی و بهداشت شغلی سازمان

ه) میزان برآورده شدن اهداف

و) وضعیت بررسی رویداد، اقدامات اصلاحی و اقدامات پیشگیرانه

ز) پیگیری اقدامات مربوط به بازنگری های مدیریت قبلی

ح) تغییر شرایط حاکم، از جمله توسعه ها در قوانین و سایر الزامات ایمنی و بهداشت شغلی

ط) توصیه هایی برای بهبود.

خروجی های بازنگری های مدیریت باید متناسب با تعهد سازمان به بهبود مستمر باشد شامل هرگونه تصمیمات و اقدامات مربوطه به تغییرات ممکن در موارد زیر باشد:

الف) عملکرد ایمنی و بهداشت شغلی

ب) خط مشی و اهداف ایمنی و بهداشت شغلی

ج) منابع

د) سایر عناصر سیستم مدیریت ایمنی  وبهداشت شغلی

مستندات OHSAS 18001 بخش اول

اجرا و عملیات

منابع، وظایف، مسئولیت، پاسخگویی و اختیار

مدیریت عالی باید مسئولیت نهایی برای ایمنی و بهداشت شغلی و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی را بر عهده گیرد. مدیریت عالی باید تعهد خود را به وسیله موارد زیر اثبات نماید:

الف) حصول اطمینان از در دسترس بودن منابع ضروری برای ایجاد، استقرار، نگهداری و بهبود سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی

ب) تعریف وظایف، تخصیص مسئولیت ها و پاسخگویی ها و تفویض اختیارات، به منظور تسهیل مدیریت اثر بخش ایمنی و بهداشت شغلی، وظایف، مسئولیت ها، پاسخگویی ها و اختیارات باید مدونو ابلاغ گردد. سازمان باید عضوی از سطح مدیریت عالی را، با مسئولیت مشخص برای ایمنی و بهداشت شغلی و با صرف نظر از دیگر مسئولیت ها، با وظایف و اختیارات تعریف شده برای موارد زیر منصوب نماید:

الف) حصول اطمینان از اینکه سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی مطابق با استاندارد OHSAS ایجاد، مستقر و نگهداری شده است

ب) حصول اطمینان از اینکه گزارش های عملکرد سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی به منظور بازنگری به مدیریت عالی ارائه شده و به عنوان مبنایی برای بهبود سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی مورد استفاده قرار گیرد.

یادآوری: منصوب شده مدیریت عالی ممکن است برخی از وظایف خود را در حالی که همچنان پاسخگوی مسئولیت ها باشد به نماینده های مدیریت زیر دست تفویض نماید. هویت منصوب شده مدیریت عالی باید برای تمامی افرادی که تحت کنترل سازمان کار می کنند، محرز باشد. تمامی افراد با مسئولیت های مدیریتی باید تعهد خود را ه بهبود مستمرعملکرد ایمنی و بهداشت شغلی اثبات کنند. سازمان باید اطمینان حاصل کند که افراد در محیط کار مسئولیت در قبال جنبه های ایمنی و بهداشت شغلی تحت کنترل خود، از جمله تبعیت از الزامات ایمنی و بهداشت شغلی قابل کاربرد در سازمان، را برعهده گرفته اند.

 صلاحیت، آموزش و آگاهی

سازمان باید اطمینان حاصل نماید که هر فردی که تحت کنترل سازمان وظایفی را انجام می دهدکه می تواند پیامد ایمنی و بهداشت شغلی داشته باشد، واجد صلاحیت بر اساس تحصیلات، آموزش یا تجربه مناسب می باشد و باید سوابق مربوطه را نگهداری کند.سازمان باید نیازهای آموزشی مرتبط با ریسک های ایمنی و بهداشت شغلی خود و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت خود را شناسایی کند. سازمان باید آموزش یا دیگر اقدامات را برای برآورده نمودن این نیازها فراهم نماید، اثربخشی آموزش یا اقدامات انجام شده را ارزیابی کند و سوابق مربوطه را نگهداری نماید. سازمان باید روش های اجرایی ایجاد، مستقر و نگهداری کند تا افرادی که تحت کنترل سازمان کار می کنند را از موارد زیر آگاه سازد:

الف) عواقب بالفعل یا بالقوه ایمنی و بهداشت شغلی فعالیت های کاری آنان، رفتار آنان و مزایای ایمنی و بهداشت شغلی عملکردفردی بهبود یافته

ب) وظایف و مسئولیت های آنان و اهمیت در دستیابی به انطباق با خط مشی ایمنی و بهداشت شغلی و زوش های اجرایی و الزامات سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی، از جمله الزامات آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری

ج) عواقب بالقوه عدول از روش های اجرایی مشخص شده.

روش های اجرایی آموزش باید سطوح مختلف موارد زیررا در نظر داشته باشد:

الف) مسئولیت، توانایی، سواد و مهارت های کلامی

ب) ریسک

ارتباطات، مشارکت و مشاوره  

 ارتباطات

سازمان باید باتوجه به خطرات ایمنی و بهداشت شغلی و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی خود، روش های اجرایی برای مورد زیر ایجاد، مستقرو نگهداری نماید:

الف) ارتباطات داخلی میان سطوح و بخش های مختلف سازمان

ب) ارتباطات با پیمانکاران و دیگر بازدیدکنندگان محیط کار

ج) دریافت، مستند کردن و پاسخگویی به ارتباطات دارای موضوعیت که از سوی طرفهای ذی نفع بیرون از سازمان برقرار شده است.

 مشارکت و مشاوره

سازمان باید روش های اجرایی برای موارد زیر ایجاد، مستقر و نگهداری نماید:

الف) مشارکت کارگران از طریق:

مشارکت مناسب در شناسایی خطر، ارزیابی های ریسک و تعیین کنترل ها
مشارکت مناسب در بررسی رویداد
مشارکت مناسب در تدوین و بازنگری خط مشی ها و اهداف ایمنی و بهداشت شغلی
مشاوره در جایی که تغییراتی صورت می گیرد که بر ایمنی و بهداشت شغلی آنان تاثیر می گذارد
عمل نمودن به عنوان نماینده در خصوص موضوعات ایمنی و بهداشت شغلی.

کارگران باید از ترتیبات مشارکت خود، از جمله این که چه کسی نماینده آنان در موضوعات ایمنی و بهداشت شغلی است، آگاه باشند.

ب) مشاوره با پیمانکاران در جایی که تغییراتی صورت می گیرد که بر ایمنی و بهداشت شغلی آنان تاثیر می گذارد. سازمان باید اطمینان حاصل پیدا کند که طرف های ذی نفع مرتبط خارج از سازمان، در زمان مقتضی، درباره موضوعات ایمنی و بهداشت شغلی مورد مشاوره قرار می گیرند.

مستند سازی

مستند سازی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی باید شامل موارد زیر باشد:

الف) خط مشی و اهداف ایمنی و بهداشت شغلی

ب) تشریح دامنه کاربرد سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی

ج) تشریح عناصر اصلی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی و روابط متقابل آن ها و ارجاع به مستندات مربوطه

د) مستندات، از جمله سوابقی که این استاندارد OHSAS آن ها را الزام نموده است

ه) مستندات از جمله سوابقی که توسط سازمان ضروری تشخیص داده شده اندتا از موثر بودن طرح ریزیاجرا و کنترل فرآیندهای مرتبط با مدیریت ریسک های ایمنی و بهداشت شغلی خود اطمینان حاصل نماید.

 کنترل مستندات

مستنداتی که توسط سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی و این استاندارد OHSAS الزام شده اندباید کنترل شوند.سازمان باید برای موارد زیر روش های اجرایی ایجادمستقر و نگهداری نماید:

الف) تصویب مستندات جهت کفایت آن ها پیش از انتشار

ب) بازنگری و در صورت نیاز به روزآوری و تصویب مجدد مستندات

ج) این اطمینان حاصل گردد که تغییرات و وضعیت ویرایش جاری مستندات مشخص باشند

د) حصول اطمینان از این که نسخه های مستندات مورد کاربرد در محل های استفاده از آن ها در دسترس می باشد

ه) حصول اطمینان از این که خوانا و به آسانی قابل شناسایی هستند

و) حصول اطمینان از این که مستندات با منشا برون سازمانی که سازمان آن ها برای طرح ریزی و عملیات سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی لازم می داند شناسایی شده اند و توزیع آن ها تحت کنترل است

ز) پیشگیری از استفاده ناخواسته از مستندات منسوخ و در صورتی که این مستندات به هر دلیل همچنان نگهداری می شوند به طور مناسب شناسایی می گردند.

 کنترل عملیات

سازمان باید عملیات و فعالیت هایی که مرتبط باخطر های شناسایی شده هستند را در جایی که استقرار کنترل ها برای مدیریت ریسک ایمنی و بهداشت شغلی ضروری است تعیین نماید. این کار باید شامل مدیریت تغییر باشد.

سازمان باید برای این عملیات و فعالیت ها موارد زیر را مستقر و نگهداری نماید:

الف) کنترل های عملیاتی، به طوری که برای سازمان و فعالیت های آن قابل کاربرد باشد سازمان باید آن کنترل های عملیاتی ر ابا کل سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی خود یکپارچه سازد

ب) کنترل های مربوط به کالاها، تجهیزات و خدمات خریداری شده

ج) کنترل های مربوط به پیمانکاران و دیگر بازدیدکنندگان محیط کار

د) روش های اجرایی مدون برای پوشش دادن وضعیت هایی که نبود آن ها می تواند موجب انحراف از خط مشی و اهداف ایمنی و بهداشت شغلی شود

ه) تصریح معیارهای عملیاتی در جایی که نبود آنها می تواند موجب انحراف از خط مشی و اهداف ایمنی و بهداشت شغلی شود.

آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری

سازمان باید روش های اجرایی برای موارد زیر ایجاد، مستقر و نگهداری نماید:

الف) شناسایی زمینه های بالقوه برای وضعیت های اضطراری

ب) واکنش در برابر چنین وضعیت های اضطراری.

سازمان باید در برابر وضعیت های اضطراری بالفعل واکنش نشان دهدو از عواقب نامطلوب ایمنی و بهداشت شغلیمربوطه پیشگیری نماید یا شدت آن ها را کاهش دهد. سازمن در طرح ریزی واکنش در شرایط اضطراری خود باید نیازهای طرف های ذی نفع مربوطه، برا ی مثال، خدمات شرایط اضطراری و همسایگان را در نظر داشته باشد. همچنین سازمان باید، هر جا که امکان پذیر باشد، روش های اجرایی واکنش در وضعیت های اضطراری خود را، به طور دوره ای، و در موارد مقتضی با مشارکت طرف های ذی نفع مربوطه به آزمایش بگذارد. سازمان باید به طور دوره ای روش های اجرایی آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری خود را  بازنگری، و هر جا که لازم باشد تجدید نظر نماید. این کار به ویژه باید بعد از آزمایش دوره ای و رخداد وضعیت های اضطراری صورت گیرد.