ISO 10013 (مدیریت کیفیت)بخش۲

ISO 10013

3-2-5- شرح فعاليت ها

ميزان جزييات مندرج در روش اجرايي معمولاً مي تواند بر حسب پيچيدگي فعاليت ها، روش هاي مورد استفاده، سطح مهارتها و آموزش لازم براي افرادي كه فعاليت ها را انجام مي دهند، متفاوت باشد. جدا از ميزان جزييات، موارد زير هر جا كه كاربرد داشته باشند بايستي در تهيه روش هاي اجرايي مدنظر قرار گيرند.

الف- مشخص كردن نيازهاي سازمان، مشتريان و تامين كنندگان آن،

ب- تشريح فرآيندها به صورت متن و يا نمودارهاي گردش كار مرتبط با فعاليت هاي مورد نياز،

پ- تعيين اين كه چه كاري بايستي انجام گيرد، توسط چه شخصي يا كدام واحد سازماني و چرا، چه موقع، كجا و چگونه؟

ت- تشريح كنترل فرآيندها و كنترل هاي مربوط به فعاليت هاي مشخص شده،

ث- مشخص كردن منابع مورد نياز براي انجام فعاليت ها (ازنظر كاركنان، آموزش، تجهيزات و مواد)،

ج- مشخص كردن مستندات مناسب مربوط به فعاليت هاي مورد نياز،

چ- تعيين درونداد و برونداد فرآيند،

ح- تعيين اندازه گيري هايي كه بايستي انجام گيرد.

سازمان مي تواند تصميم بگيرد كه برخي از اطلاعات فوق براي در نظر گرفته شدن در يك دستورالعمل كاري مناسب تر است.

3-2-6- سوابق

سوابق مربوط به فعاليت هاي شرح داده شده در روش اجرايي مدون بايستي در همين بخش از روش اجرايي مدون يا در ساير بخش هاي مرتبط تعريف شوند. فرم هايي كه براي اين سوابق بايستي استفاده شود بايستي برحسب كاربرد در متن روش اجرايي مشخص گردند. روش مورد استفاده براي تكميل، بايگاني و حفظ سوابق نيز بايستي مشخص شود.

3-2-7- پيوست ها

پيوست هاي حاوي اطلاعات پشتيباني كننده روش اجرايي مدون از قبيل جداول، نمودارها، نمودارهاي جريان و فرم ها مي تواند در روش اجرايي مدون گنجانده شود.

3-3- بازنگري، تصويب و تجديد نظر

شواهد بازنگري، تصويب، وضعيت و تاريخ تجديدنظر روش هاي اجرايي بايستي مشخص شود.

3-4- مشخص كردن تغييرات

در مواردي كه امكا ن پذير باشد، ماهيت تغييرات بايستي در همان مدرك يا ضمايم مناسب مشخص گردد.

4- روش تدوين خطوط راهنماي فرآيند

با در نظر گرفتن توصيه هاي استاندارد ISO 10013 و تجارب بدست آمده، گام هاي لازم براي تدوين خطوط راهنماي فرآيند يك سازمان فرضي به شرح زير تشريح مي  گردد.

1- فرآيندهاي مختلف سازمان را شناسايي نماييد.

2- گردش كار وضعيت موجود فرآيندهاي شناسايي شده سازمان را از طريق مشاهده فعاليت ها، مصاحبه با دست اندركاران و مطالعه مستندات و سوابق موجود مشخص نماييد.

3- با استفاده از نرم افزار Visio نمودار گردش كار فرآيند را ترسيم نماييد. در اين رابطه و به  منظور  جلوگيري از دوباره كاري به توصيه هاي زير عمل كنيد:

الف- واحدهاي سازماني كه فرآيند در آنها گردش دارد را مشخص و براي هر كدام يك ستون در نمودار گردش كار اختصاص دهيد. هر ستون بايد نمايانگر محل انجام بخشي از فرآيند بوده و از ايجاد ستون هاي تكراري پرهيز نماييد.

ب- فعاليت هاي مرتبط با هر قسمت را مشخص و در جعبه فعاليت ها، زير قسمت مرتبط نمايش دهيد.

يادآوري: به منظور پرهيز از دشواري ترسيم و فهم نمودار گردش كار توصيه مي گردد همواره جريان مثبت فعاليت ها را در نظر داشته و بدون استفاده از جعبه هاي تصميم گيري يا ديگر موارد مشابه، نمودار گردش كار فرآيند ترسيم گردد.

پ- ارتباط بين فعاليت هاي مختلف در قسمت هاي مرتبط را با خطوط ارتباطي مناسب ترسيم نماييد.

شكل زير حاصل انجام گام هاي برشمرده است كه تنها به عنوان يك نمونه ارايه گرديده است:

4- نقشه فرآيند ترسيم شده را به تاييد صاحب فرآيند و ديگر عوامل تاثير گذار در فرآيند برسانيد.

5- براي هر يك از فعاليت هاي فرآيند تاييد شده، شرح الزامات سازماني را تدوين نماييد. بدين منظور مي توانيد از جدول پيشنهادي زير كه با مثالي تكميل شده است، استفاده كنيد.

1-1- تكميل درخواست خريد طي فرم شماره

يادآوري: بسيار مهم است هنگام تشريح الزامات فعاليت ها، به ساير مستندات مرتبط با فرآيند مانند دستورالعمل ها و فرم هاي مربوطه ارجاع لازم داده شود.

6- مجددا نقشه فرآيند و جدول شرح الزامات فرآيند را براي تاييد صاحب فرآيند و ساير دست اندركاران ارسال نماييد.

7- اكنون شما موفق شده ايد بخش هاي عمده خطوط راهنماي يك فرآيند را تدوين نماييد و براي تكميل آن مي توانيد مطابق توصيه هاي استاندارد  ISO 10013 عمل نماييد.

نقشه برداری فرایند 

نقشه برداري فرآیند به معنی استفاده از نمادهای گرافیکی برای نمایش فرآیند می‌باشد. در سازمان ها از گذشته براي تهیه سیستم‌های نرم افزاری نقشه‌برداری فرآیند مطرح بوده است، ولی پس از ظهور نظریه مهندسی سازمان رنگ تازه‌ای یافت. بدین ترتیب روش های مختلفی برای ترسیم فرآیند به همراه نرم‌افزارهایی برای پشتیبانی از روش های مورد نظر بوجود آمد. هر یک از روش ها و نرم‌افزارها دارای نقاط قوت و ضعفی نسبت به یکدیگر می‌باشند.
UML یا زبان مدلسازی یکپارچه، زبانی گرافیکی است که برای بصری‌سازی، مشخص‌سازی، ساخت و مستندسازی دستاوردهای سیستم‌های نرم‌افزاری، مدلسازی کسب و کار و دیگر سیستم‌های غیر نرم‌افزاری کاربرد دارد. UML مجموعه‌ای از بهترین تجربیات مهندسانی که موفقیت شان در مدل سازی سیستم های بزرگ و پیچیده به اثبات رسیده است را عرضه می‌کند. به‌ عنوان تعریف دیگری می‌توان گفت: UML زبان مدل سازی بصری برای ایجاد سیستم‌های شی‌گرا و مبتنی بر اجزاء می‌باشد. براي اطلاعات بيشتر در اين باره به اينجا و اينجا مراجعه نماييد.