بانک مقالات

معایب پیاده سازی ISO 9001 بخش دوم

آسيب شناسي فرآيند پياده سازي استاندارد

در بهترين حالت بعد از گذشت 3 ماه تا 6 ماه از زماني كه مشاور فعاليت خود را در سازمان شروع مي كند، گواهينامه استاندارد ايزو 9001 صادر خواهد شد. طي اين مدت و قبل از آن كه گواهي دهنده وارد سازمان شود رويدادهاي گوناگوني به وقوع مي پيوندد. برخي از مهمترين اين رويدادهاي به شرح زير فهرست گرديده اند، ليكن به آنها محدود نمي گردد:

انتخاب مشاور و انعقاد قرارداد با وي (اين يك مورد اختياري است)
كسب آشنايي مشاور با وضعيت موجود سازمان
ارايه آموزش هاي اوليه به كاركنان تاثير گذار سازمان
مستندسازي فرآيندها
تدوين نظامنامه و ساير مستندات مورد نياز سيستم مديريت كيفيت
بازنگري، تاييد و تصويب مستندات
فهرست برداري، توزيع مستندات و درخواست اجراي آنها در سطوح مختلف سازمان
نظارت بر اجراي مستندات
ارايه آموزش هاي تكميلي نظير مميزي داخلي
برنامه ريزي و انجام مميزي هاي داخلي
رفع مغايرت هاي حاصل از مميزي هاي داخلي
انتخاب شركت گواهي دهنده و عقد قرارداد با وي

با ورود شركت گواهي دهنده به سازمان رويدادهاي تكميلي پياده سازي استاندارد از جمله موارد زير به وقوع مي پيوندد:

مطالعه مستندات و انطباق آنها با الزامات استاندارد ايزو 9001
پيش مميزي سيستم مديريت كيفيت
مشخص نمودن نقاط قوت و ضعف سيستم
آمادگي سيستم براي مميزي نهايي
انجام مميزي نهايي،
صدور گواهينامه استاندارد ايزو 9001

بطور معمول سازمان كه اشراف كافي به نيازمندي هاي استاندارد ندارد تحت تاثير برنامه ريزي هاي مشاور، فرآيند دريافت گواهينامه استاندارد را با اسفاده از مراحل بيان شده كه در اكثر قريب به اتفاق سازمان ها روي، دنبال مي نمايد. استاندارد ايزو 9001 در بند 4-1 تحت عنوان الزامات عمومي فرآيند ايجاد، مستند نمودن، پياده سازي، نگهداري و بهبود مستمر اثر بخشي سيستم مديريت كيفيت را در سازمان مشخص نموده است. ليكن به خاطر تعجيل سازمان براي دريافت گواهينامه، عدم اشراف مشاور به نيازها و انتظارات سازمان و همچنين الزامات استاندارد، ذينفع بودن گواهي دهنده در تاييد سيستم و صدور گواهي نامه باعث مي گردد فرآيند تبيين شده توسط استاندارد ايزو 9001 به درستي و به طور كامل در تمامي سطوح سازمان پياده سازي نگرديده و در اين صورت دريافت گواهينامه استاندارد ايزو 9001 در اكثر موارد برآورده كننده اهداف برشمرده استاندارد براي سازمان نگردد.

آسيب هايي كه از بابت عدم توجه به الزامات عمومي استاندارد نصيب سازمان مي گردد عبارت است از:

فرآيندهاي مورد نياز سيستم مديريت كيفيت و كاربرد آنها شناسايي نمي گردد و به جاي آن حجم انبوهي از مستنداتي توليد مي گردد. جالب آنكه معمولا اين حجم انبوه مستندات را مشاور با استفاده از يافته هاي خود در پروژه هاي اجرا شده قبلي و با بكارگيري روش الكترونكي كپي (copy) و جايگزيني (paste) توليد نموده است و در بسياري از موارد هيچ كدام از كاركنان سازمان در طراحي و تدوين اين مستندات مشاركتي نداشته اند.

توالي و تاثيرات متقابل فرآيندها معين نمي گردد و بجاي آن مشاور از يك نقشه تعامل فرآيندها كه نه خود و نه ديگران آن را نمي فهمند، استفاده مي نمايد. گواهي دهنده نيز به خاطر اينكه نفر روزهاي مشخصي را براي صدور گواهينامه تعيين كرده و حق الزحمه خود را بر اين مبنا دريافت مي دارد معمولا از خير و شر بررسي اين سند منصرف مي گردد.

معيارها و روش هاي پايش و اندازه گيري اثربخشي فرآيندهاي سيستم به درستي و روشني تعريف نمي گردد. البته زياد هم نبايد انتظار داشت سازماني كه همزمان با اجراي حجم انبوه مستنداتي كه درك آنها خود يك پروژه مي تواند باشد، لازم است پاسخگوي مميزي هاي متعدد و غير حرفه اي باشد بتواند به تعريف معيارهاي و روش هاي اثربخشي فرآيندها فكر كند. معمولا تعريف معيارها و شاخص هاي اندازه گيري اثربخشي فرآيندها ذهني خلاق و فراغت بال طلب مي نمايد.

نكته قابل توجه در اين زمينه آن است كه مشاورين آماتور و البته با تجربه! توصيه هاي لازم را به سازمان مي نمايند كه به مميزين اعلام نمايند كه چون سيستم در ابتداي حركت رو به جلو خود است فرصت كافي براي تعيين دقيق اين معيارها و روش ها نداشته است و در آينده و به عنوان برنامه هاي بهبود مستمر نسبت به تعريف آنها اقدام خواهد نمود. اگر چه مميزين با اين پاسخ قانع نخواهند شد ولي با صدور يك عدم انطباق جزيي و اعطاي گواهينامه سازمان رسيدگي به كوتاهي مشاور در اين زمينه را به زودي از ياد خواهد برد.

با توجه به موارد ياد شده ساير الزامات بسيار مهم استاندارد ايزو 9001 كه در بند 4-1 تحت عنوان الزامات عمومي مطرح شده است، قاعدتا كاربردي نخواهد داشت. چرا كه فرآيند توصيه مشاور، توجيه سازمان و تكميل نفر روز گواهي دهنده و اعطاي گواهينامه انجام شده است و فعلا نيازي به رعايت الزامات استاندارد مشاهده نمي گردد.

Related Posts

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *