مستندات ایزو 9001
جهت استقرار سیستم مدیریت کیفیت در هر سازمانی ، ابتدا می بایستی مستندات سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 متناسب با سازمان
طراحی شده و سپس مستندات در سازمان توسط مسئولین فرآیند اجراء شود
مستندسازی ایزو 9001 و الزامات ایزو 9001 ، مهمترین فعالیت درمراحل استقرار سیستم مدیریت کیفیت در هر سازمانی می باشد
در این مقاله اهمیت مستندسازی ایزو 9001 ( طراحی سیستم مدیریتی ) و مستندات مورد نیاز ایزو برای سازمان ها تشریح می گردد
چرا مستندات ایزو 9001 در سازمان بطور کامل اجرا نمی شود ؟
چرا سازمان های دریافت کننده گواهینامه ایزو ، مستندات ایزو را جدا از فرم های سازمانی خود می دانند ؟
بسیاری از سازمان هایی که گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 را اخذ نموده اند پس از ممیزی صدور گواهینامه و دریافت گواهینامه ایزو ، مستندات طراحی شده را استفاده نمی کنند و به همان روش قبل از پیاده سازی ایزو فعالیت های خود را انجام می دهند
مهمترین دلایل اساسی عدم استفاده از مستندات ایزو پس از اخذ گواهینامه ایزو دربسیاری از سازمان ها چیست ؟
– مشارکت نداشتن مسئولین فرآیندها درمراحل طراحی مستندات ایزو
– طراحی تعداد زیاد مستندات و فرم ها در سازمان توسط تیم طراح سیستم یا مشاور ایزو منجر به بروکراسی اداری می شود
– عدم توجه به الزامات استاندارد ایزو 9001 و ارتباط آن با فعالیت های سازمان توسط تیم طراح سیستم یا مشاور ایزو
مشاور یا طراح سیستم مدیریت ، می بایستی در هنگام طراحی سیستم مدیریتی با مسئولین فرآیند ها مصاحبه نموده و فرم ها و مستندات مورد نیاز هر فرآیند با توجه به موارد زیر تدوین نماید :
– توجه به الزامات سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001
– توجه به الزامات قانونی و مقرراتی مربوط به محصول و خدمات سازمان
– وضعیت فرآیند ها و پیچیدگی آنها
– نظرات مسئولین فرآیندها
– توجه به فرم ها و مستندات قبلی سازمان در صورت وجود
گستره مستندات سیستم مدیریت کیفیت ( مستندات ایزو ) در هر سازمان بنا بدلایل زیر با یکدیگر متفاوت می باشد :
– اندازه سازمان و نوع فعالیت های آن ، مثلا در یک سازمان تولیدی محصول X با 600 نفر پرسنل ، در مقایسه با سازمان تولیدی محصولX با 5 نفر پرسنل
– پیچیدگی فرآیندها و تاثیر متقابل آنها ،
– صلاحیت کارکنان ، مثلا مستندات یک سازمان خدماتی با تحصیلات کارشناس ارشد و در سازمان دیگر با تحصیلات دیپلم
مستندات سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 ، شامل : ( مستندات ایزو 9001 )
خط مشی کیفیت : سیاست های کلی در خصوص کیفیت که توسط مدیریت ارشد مشخص می گردد
مانند : تلاش در جهت افزایش رضایتمندی مشتریان
اهداف کیفیت : اهداف قابل اندازه گیری ، در راستای خط مشی کیفیت که در بخش ها و سطوح مختلف سازمان توسط مدیریت ارشد مشخص شده باشد
مانند : افزایش رضایتمندی مشتریان در خصوص کیفیت از 75 به 85 طی یکسال توسط مدیر تولید
نظامنامه کیفیت : مدرکی است مشخص کننده سیستم مدیریت کیفیت می باشد در نظامنامه بصورت خلاصه سیستم مدیریتی سازمان تشریح شده و به روش های اجرایی و دستورالعمل های سازمان ارجاع می گردد
معمولا در نظامنامه کیفیت معرفی شرکت ، اهداف کیفی ، خط مشی کیفیت ، چارت سازمانی لحاظ می گردد
در نظامنامه کیفیت حتما باید دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت ، دلایل صرفنظر از بند های استثنا شده الزامات ایزو 9001 ، و توصیفی از تاثیرات متقابل فرآیندها تشریح گردد
روش های اجرایی : گردش اطلاعاتی فرآیند را تشریح می نماید .
ساختار روش اجرایی عموما شامل صفحه روی جلد ، اهداف ، دامنه کاربرد ، تعاریف ، تشریح فعالیت ها می باشد ، تشریح فعالیت ها در روش اجرایی می تواند بصورت نوشتاری یا فلوچارتی و یا هم فلوچارت و تشریحی باشد
روش های اجرایی الزام شده استاندارد ایزو 9001 شامل :
روش اجرایی کنترل مستندات
روش اجرایی کنترل سوابق
روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق
روش اجرایی ممیزی داخلی
روش اجرایی اقدام اصلاحی
روش اجرایی اقدام پیشگیرانه
تدوین 6 روش اجرایی فوق الزام استاندارد ایزو 9001 می باشد و سایر روش های اجرایی بنا به نیاز سازمان تدوین می شود در صورتی که نبودن روش اجرایی در فرآیند خاصی منجر به انحراف رفتن فعالیت ها و فرآیند با الزامات تعیین شده شود تدوین روش اجرایی برای آن فرآیند می بایستی مد نظر قرار گیرد مانند روش اجرایی انبار ، روش اجرایی خرید و…
عموما سازمان های ایرانی بمنظور شفاف نمودن فعالیت ها ی خود و مسئولیت های سازمانی برای هر یک از فرآیند های سازمان یک روش اجرایی مجزا در نظر می گیرند
جهت تدوین روش اجرایی بهتر است ابتدا فرم های مربوط به ان فرآیند طراحی شده و تعداد نسخ و گردش اطلاعاتی فرم های فرآیند در جلساتی با حضور مدیران یا مسئولین فرآیند مشخص شده و جمع بندی گردد و سپس گردش اطلاعاتی توافق شده ، در قالب روش اجرایی مرتبط با آن فرآیند ، مستندسازی گردد
دستورالعمل : یک فعالیت را تشریح می نماید مانند دستورالعمل نگهداری دستگاه ، دستورالعمل مصرف دارو ، دستورالعمل نگهداری کالا در انبار
استانداردها : استاندارد های ملی یا بین المللی که توسط مراکز ذیصلاح جهت محصول یا خدمات در نظر گرفته شده است در در خصوص برخی ازمحصول یا خدمات رعایت استانداردها ملی یا بین المللی الزامی می باشد که سازمان هایی که ایزو 9001 را استقرار می دهند حتما باید به این استاندارد اجباری توجه ویژه نمایندنظیر استاندارد ملی تولید بخاری ، لنت ترمز خودرو
برخی از محصول یا خدمات استاندارد های اجباری ندارند و سازمان ها می توانند این استاندارد ها را مد نظر فعالیت های خود قرار دهند.
طرح کیفیت : مدرکی است که مراحل تحقق محصول را مشخص می نماید طرح کیفیت محصول می تواندشامل مدارک زیر می باشد :
طرح کنترل : روش های کنترل بر روی محصول ، نمونه گیری ، ابزارهای اندازه گیری و مشخصه های کنترل محصول را مشخص می نماید
نمودار فرآیند عملیات : مراحل تحقق محصول را با نماد های خاصی مشخص می نماید
دستورالعمل / طرح بسته بندی : روش بسته بندی ، نگهداری و جابجایی محصول را مشخص می نماید
طرح فرمولاسیون : در صنایع غذایی یا دارویی میزان ترکیب مواد را مشخص می نماید
نقشه ها : مشخصه های محصول را مشخص می نماید
فرم ها : داده های سازمان از طریق فرم های طراحی شده جمع آوری می گردد
فرمها پایین سطح از مستندات سیستم مدیریتی می باشد جهت طراحی فرم ها نیاز به بررسی روش جمع اوری اطلاعات فعلی ، نظرات مسئولین فرآیندها از طریق مصاحبه می باشد.
