منابع، وظایف، مسئولیت، پاسخگویی و اختیار
مدیریت عالی باید مسئولیت نهایی برای ایمنی و بهداشت شغلی و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی را بر عهده گیرد. مدیریت عالی باید تعهد خود را به وسیله موارد زیر اثبات نماید:
الف) حصول اطمینان از در دسترس بودن منابع ضروری برای ایجاد، استقرار، نگهداری و بهبود سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی
ب) تعریف وظایف، تخصیص مسئولیت ها و پاسخگویی ها و تفویض اختیارات، به منظور تسهیل مدیریت اثر بخش ایمنی و بهداشت شغلی، وظایف، مسئولیت ها، پاسخگویی ها و اختیارات باید مدونو ابلاغ گردد. سازمان باید عضوی از سطح مدیریت عالی را، با مسئولیت مشخص برای ایمنی و بهداشت شغلی و با صرف نظر از دیگر مسئولیت ها، با وظایف و اختیارات تعریف شده برای موارد زیر منصوب نماید:
الف) حصول اطمینان از اینکه سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی مطابق با استاندارد OHSAS ایجاد، مستقر و نگهداری شده است
ب) حصول اطمینان از اینکه گزارش های عملکرد سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی به منظور بازنگری به مدیریت عالی ارائه شده و به عنوان مبنایی برای بهبود سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی مورد استفاده قرار گیرد.
یادآوری: منصوب شده مدیریت عالی ممکن است برخی از وظایف خود را در حالی که همچنان پاسخگوی مسئولیت ها باشد به نماینده های مدیریت زیر دست تفویض نماید. هویت منصوب شده مدیریت عالی باید برای تمامی افرادی که تحت کنترل سازمان کار می کنند، محرز باشد. تمامی افراد با مسئولیت های مدیریتی باید تعهد خود را ه بهبود مستمرعملکرد ایمنی و بهداشت شغلی اثبات کنند. سازمان باید اطمینان حاصل کند که افراد در محیط کار مسئولیت در قبال جنبه های ایمنی و بهداشت شغلی تحت کنترل خود، از جمله تبعیت از الزامات ایمنی و بهداشت شغلی قابل کاربرد در سازمان، را برعهده گرفته اند.
صلاحیت، آموزش و آگاهی
سازمان باید اطمینان حاصل نماید که هر فردی که تحت کنترل سازمان وظایفی را انجام می دهدکه می تواند پیامد ایمنی و بهداشت شغلی داشته باشد، واجد صلاحیت بر اساس تحصیلات، آموزش یا تجربه مناسب می باشد و باید سوابق مربوطه را نگهداری کند.سازمان باید نیازهای آموزشی مرتبط با ریسک های ایمنی و بهداشت شغلی خود و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت خود را شناسایی کند. سازمان باید آموزش یا دیگر اقدامات را برای برآورده نمودن این نیازها فراهم نماید، اثربخشی آموزش یا اقدامات انجام شده را ارزیابی کند و سوابق مربوطه را نگهداری نماید. سازمان باید روش های اجرایی ایجاد، مستقر و نگهداری کند تا افرادی که تحت کنترل سازمان کار می کنند را از موارد زیر آگاه سازد:
الف) عواقب بالفعل یا بالقوه ایمنی و بهداشت شغلی فعالیت های کاری آنان، رفتار آنان و مزایای ایمنی و بهداشت شغلی عملکردفردی بهبود یافته
ب) وظایف و مسئولیت های آنان و اهمیت در دستیابی به انطباق با خط مشی ایمنی و بهداشت شغلی و زوش های اجرایی و الزامات سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی، از جمله الزامات آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری
ج) عواقب بالقوه عدول از روش های اجرایی مشخص شده.
روش های اجرایی آموزش باید سطوح مختلف موارد زیررا در نظر داشته باشد:
الف) مسئولیت، توانایی، سواد و مهارت های کلامی
ب) ریسک
ارتباطات، مشارکت و مشاوره
ارتباطات
سازمان باید باتوجه به خطرات ایمنی و بهداشت شغلی و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی خود، روش های اجرایی برای مورد زیر ایجاد، مستقرو نگهداری نماید:
الف) ارتباطات داخلی میان سطوح و بخش های مختلف سازمان
ب) ارتباطات با پیمانکاران و دیگر بازدیدکنندگان محیط کار
ج) دریافت، مستند کردن و پاسخگویی به ارتباطات دارای موضوعیت که از سوی طرفهای ذی نفع بیرون از سازمان برقرار شده است.
مشارکت و مشاوره
سازمان باید روش های اجرایی برای موارد زیر ایجاد، مستقر و نگهداری نماید:
الف) مشارکت کارگران از طریق:
مشارکت مناسب در شناسایی خطر، ارزیابی های ریسک و تعیین کنترل ها
مشارکت مناسب در بررسی رویداد
مشارکت مناسب در تدوین و بازنگری خط مشی ها و اهداف ایمنی و بهداشت شغلی
مشاوره در جایی که تغییراتی صورت می گیرد که بر ایمنی و بهداشت شغلی آنان تاثیر می گذارد
عمل نمودن به عنوان نماینده در خصوص موضوعات ایمنی و بهداشت شغلی.
کارگران باید از ترتیبات مشارکت خود، از جمله این که چه کسی نماینده آنان در موضوعات ایمنی و بهداشت شغلی است، آگاه باشند.
ب) مشاوره با پیمانکاران در جایی که تغییراتی صورت می گیرد که بر ایمنی و بهداشت شغلی آنان تاثیر می گذارد. سازمان باید اطمینان حاصل پیدا کند که طرف های ذی نفع مرتبط خارج از سازمان، در زمان مقتضی، درباره موضوعات ایمنی و بهداشت شغلی مورد مشاوره قرار می گیرند.
مستند سازی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی باید شامل موارد زیر باشد:
الف) خط مشی و اهداف ایمنی و بهداشت شغلی
ب) تشریح دامنه کاربرد سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی
ج) تشریح عناصر اصلی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی و روابط متقابل آن ها و ارجاع به مستندات مربوطه
د) مستندات، از جمله سوابقی که این استاندارد OHSAS آن ها را الزام نموده است
ه) مستندات از جمله سوابقی که توسط سازمان ضروری تشخیص داده شده اندتا از موثر بودن طرح ریزیاجرا و کنترل فرآیندهای مرتبط با مدیریت ریسک های ایمنی و بهداشت شغلی خود اطمینان حاصل نماید.
کنترل مستندات
مستنداتی که توسط سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی و این استاندارد OHSAS الزام شده اندباید کنترل شوند.سازمان باید برای موارد زیر روش های اجرایی ایجادمستقر و نگهداری نماید:
الف) تصویب مستندات جهت کفایت آن ها پیش از انتشار
ب) بازنگری و در صورت نیاز به روزآوری و تصویب مجدد مستندات
ج) این اطمینان حاصل گردد که تغییرات و وضعیت ویرایش جاری مستندات مشخص باشند
د) حصول اطمینان از این که نسخه های مستندات مورد کاربرد در محل های استفاده از آن ها در دسترس می باشد
ه) حصول اطمینان از این که خوانا و به آسانی قابل شناسایی هستند
و) حصول اطمینان از این که مستندات با منشا برون سازمانی که سازمان آن ها برای طرح ریزی و عملیات سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی لازم می داند شناسایی شده اند و توزیع آن ها تحت کنترل است
ز) پیشگیری از استفاده ناخواسته از مستندات منسوخ و در صورتی که این مستندات به هر دلیل همچنان نگهداری می شوند به طور مناسب شناسایی می گردند.
سازمان باید عملیات و فعالیت هایی که مرتبط باخطر های شناسایی شده هستند را در جایی که استقرار کنترل ها برای مدیریت ریسک ایمنی و بهداشت شغلی ضروری است تعیین نماید. این کار باید شامل مدیریت تغییر باشد.
سازمان باید برای این عملیات و فعالیت ها موارد زیر را مستقر و نگهداری نماید:
الف) کنترل های عملیاتی، به طوری که برای سازمان و فعالیت های آن قابل کاربرد باشد سازمان باید آن کنترل های عملیاتی ر ابا کل سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی خود یکپارچه سازد
ب) کنترل های مربوط به کالاها، تجهیزات و خدمات خریداری شده
ج) کنترل های مربوط به پیمانکاران و دیگر بازدیدکنندگان محیط کار
د) روش های اجرایی مدون برای پوشش دادن وضعیت هایی که نبود آن ها می تواند موجب انحراف از خط مشی و اهداف ایمنی و بهداشت شغلی شود
ه) تصریح معیارهای عملیاتی در جایی که نبود آنها می تواند موجب انحراف از خط مشی و اهداف ایمنی و بهداشت شغلی شود.
آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری
سازمان باید روش های اجرایی برای موارد زیر ایجاد، مستقر و نگهداری نماید:
الف) شناسایی زمینه های بالقوه برای وضعیت های اضطراری
ب) واکنش در برابر چنین وضعیت های اضطراری.
سازمان باید در برابر وضعیت های اضطراری بالفعل واکنش نشان دهدو از عواقب نامطلوب ایمنی و بهداشت شغلیمربوطه پیشگیری نماید یا شدت آن ها را کاهش دهد. سازمن در طرح ریزی واکنش در شرایط اضطراری خود باید نیازهای طرف های ذی نفع مربوطه، برا ی مثال، خدمات شرایط اضطراری و همسایگان را در نظر داشته باشد. همچنین سازمان باید، هر جا که امکان پذیر باشد، روش های اجرایی واکنش در وضعیت های اضطراری خود را، به طور دوره ای، و در موارد مقتضی با مشارکت طرف های ذی نفع مربوطه به آزمایش بگذارد. سازمان باید به طور دوره ای روش های اجرایی آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری خود را بازنگری، و هر جا که لازم باشد تجدید نظر نماید. این کار به ویژه باید بعد از آزمایش دوره ای و رخداد وضعیت های اضطراری صورت گیرد.