بانک مقالات

ISO 9000 (مدیریت کیفیت) بخش سوم

سازماندهي اجرايي : كميته راهبري كيفيت

ISO 9000 استانداري فراگيرست كه به تعهد تمامي مديران و واحدهاي مربوطه نياز دارد . بهترين راه تضمين دخالت مديران اصلي در اجرا ، قرار دادن آنها در يك «  كيمته راهبري كيفيت » است . اين كيمته بايد مسئوول ايجاد ، اجرا و نگهداري سيستم كيفيت باشد . در حالت ايده ال ، مديريت ارشد بايد اين كميته را اداره كند . اما ممكن است مديريت ارشد نتواند وقت كافي براي انجام اينكار را داشته باشد و اين مسئوليت را به شخص ديگري محول نمايد . اگر چه اين را حل ، عملي و متداول است ، اما مديريت ارشد بايد در هر فرصت ممكن فعالانه در كميته راهبري شركت داشته باشد . ساير مديران در گير شدن مديريت ارشد را بعنوان نشاني از تقدس و ارزش اجراي ISO 9000 در نظر خواهند داشت .
يك بيانيه مأموريت رسمي بايد توسط كميته راهبري تهيه و به سراسر سازمان ابلاغ  گردد .

گزينش نماينده مديريت :

جهت حصول اطمينان از برپايي ، اجرا و حفظ سيستم كيفيت بر طبق استانداردهاي ISO 9000   به گزينش نماينده مديريت كه داراي اختيارات و مسئووليت هاي مشخص شده باشد ، نياز است :
مديريت سازمان عرضه كننده بايد يك نماينده مديريت را جدا از ساير مسئووليت هاي محوله ، با اختيارات و مسئووليت هاي تعريف شده ، جهت حصول اطمينان از اجرا ، حفظ و نگهداري نيازمندي هاي اين استاندارد تعيين نمايد .

نماينده مديريت در طول اين مدت همچنين بصورت پل ارتباطي اوليه بين شركت شما و مؤسسه گواهي دهنده عمل خواهند نمود . موسسسه گواهي دهنده ، نماينده مديريت را بعنوان بخشي از سازمان خود مي داند و براي اطمينان از اجراي كامل سيستم كيفيت بر طبق استانداردهاي مناسب ، به شخص او تكيه مي كند .
فردي كه بعنوان نماينده مديريت منصوب مي شود بايد از نفوذ سازماني و قدرت كافي براي انجام اين مسؤوليت ها ، برخوردار باشد . بايد مناسب ترين فردي را كه بتواند مجري مسئووليت هاي لازم شود و كميته راهبري را كمك نمايد ، بدون توجه به موقعيت فعلي يا رتبه اش در شركت انتخاب كنيد . اگر چه اين انتصاب دائمي است ، اما معمولاً كاري تمام وقت و مسئووليتي پيوسته نيست .

نماينده مديريت پس از گزينش ، بايد به سرعت تخصص هاي لازم را جهت كمك و راهنمايي كميته كسب نمايد . نماينده مديريت اين تخصص ها را از راههاي گوناگون كسب مي كند :

–  سيمينارهاي  بي شماري  درباره اين استاندارها ، فرايند دريافت گواهي و مميزي سيستم كيفيت وجود دارد .
–  تجربيات ساير شركت ها مي تواند آموزنده باشد . بدنبال نمايندگان مؤسسات ثبت شده باشيد . آنها معمولاً به كارهاي خود افتخار مي كنند و اغلب مايل هستند از تجربيات خود سخن بگويند . اين تجربيات ممكن است ارزشمند ترين منبع داده ها باشد . شناخت بر اساس تجربيات دست اول ، بسيار با ارزش است .
–  مشاوران بسياري  براي همكاري با شما وجود دارند .
–  مؤسسات گواهي دهنده مي توانند منبع ارزشمند اطلاعات باشند . آنها نبايد چگونگي اجراي استانداردها را به شما بگويند اين كار اختلاف سليقه بوجود مي آورد . اما آنها اطلاعاتي درباره فرآيند دريافت گواهي و تفسير مناسب از نيازمنديهاي استاندارد را در اختيار شما قرار مي دهند .

چگونه از مشاوران ، بعنوان كارا و مؤثر ، استفاده كنيم :

استفاده از مشاوران بعنوان راهنما مؤثرتر است تا بعنوان مجري . يك شركت نبايد روي مشاور بعنوان ايجاد كننده اوليه سيستم كيفيت يا اجزاي  ويژه آن ، حساب باز كند .
اگر چه مشاوران مي توانند سيستم هاي صحيح  فني را ارايه دهند ، اما اينگونه سيستم ها عموماً بر اساس چارچوب فكري  مشاور از مراجع است ، نه بر اساس نيازهاي تجاري ويژه مشتريان شركت . ممكن است ، نتيجه به سيستمي با طراحي خوب بر طبق استاندارد مناسب ISO 9000  بيانجامد . اما ممكن است كاركنان با سيستم همخواني نداشته باشند ، بنابراين مشاركت مثبتي در كارايي و بهبود اقتصادي شركت شما ايجاد نخواهد كرد . اما مشاوران با كمك و تسريع در اجراي سيستم كيفيت بصورت هاي زير مي توانند نقشي مثبت ايفا كنند :

–    تكميل آگاهي سازمان شما از استانداردها
–    دادن آموزش هاي لازم به كميته راهبري  كيفيت
–    ارزيابي قابل درك و مؤثر از وضعيت موجود سازمان ، و حركت به سوي مميزي خارجي سازمان
–    انتقال نكات مهمي از تجارب ساير شركت هايي كه تلاش هاي مشابه انجام داده اند به سازمان شما
–    كمك و ياري در تدوين يك برنامه اجرايي و بكارگيري و هدايت فعاليت بخش هاي اجرايي
–    كمك در تعيين اولويت ها
–    ارايه پيشنهادهاي اقتصادي مؤثر ( هزينه  – كارايي ) براي پيشرفت سيستم
–    كمك و ياري به سازمان در انجام مميزي داخلي ، پيش از مميزي رسمي توسط مؤسسه گواهي دهنده
–    انجام مميزي نظامنامه كيفيت سازمان و كمك در مستند سازي سيستم
–    راهنمايي كميته راهبري در تفسير مجموعه استانداردهاي ISO 9000 ، تا زماني كه نماينده مديريت كاملاً ً آموزش ببيند .

گزينش مؤسسه گواهي دهنده :

به محض اتخاذ تصميم از سوي مديريت ، جهت پيگيري دريافت گواهي ISO 9000  بايد مؤسسه گواهي دهنده انتخاب گردد . بررسي صلاحيت مؤسسه گواهي دهنده قبل از گزينش ، امري حياتي است .
–    مطمئن شويد كه مؤسسه گواهي دهنده در وضعيت شما متخصص و خبره است . بايد از ساير شركت هاي مشابه كه از اين مؤسسه گواهي گرفته اند يا در جريان دريافت گواهي هستند ، تحقيق كنيد .
–    از تفسير ها و نظرات مؤسسه گواهي دهنده ،  درباره نيازمندي هاي كليدي و اساسي در استاندارد ها آگاهي يابيد ، كه ممكن است به آساني بدست نيايند .
–    مطمئن شويد كه مؤسسه گواهي دهنده مستقل از سازمان شماست و اشتراك منافعي با هيچ قسمت از سازمان شما ندارد .

فراهم آوردن آگاهي و حمايت تمامي كاركنان :

اجراي يك سيستم كيفيت ISO 9000   معمولاً نتيجه تغييرات چشمگير بي شماري در تمامي سازمان است . براي اطمينان از آگاهي و درك تمامي سازمان از دلايل و مزاياي پيگيري فرآيند دريافت گواهينامه ISO 9000   اين تغيير بايد بطور مناسب به اطلاع همگان برسد .
ملاحظات و راهبردهاي  كليدي زير مي تواند در جلب حمايت تمامي كاركنان مؤثر باشد :
–    افراد در برابر تغييرات مقاومت نمي كنند ، بلكه در برابر ايجاد تغيير در خودشان ، مقاومت مي كنند . تلاش براي ايجاد هر بند از سيستم كيفيت بايد افرادي را كه مستقيماً تحت تأثير قرار مي گيرند ، درك كند .
–    افراد در برابر آن چيزي كه قدر و ارزشش را درك مي كنند ، تعهد دارند . افراد بايد توانايي درك ارزش گواهينامه ISO 9000   را داشته باشند . مؤثرترين و كاراترين روش ايجاد چنين ارزش لازمي ، سنجش همه جانبه تغييرات پيشنهادي ، در برابر ارزش اقتصادي و تأثير بر هر فرد است . اگر ارزش را نتوان از جنبه هاي اقتصادي و نيز از نظر افرادي كه مستقيماً دخالت دارند ، توجيه كرد ، تغيير پيشنهادي بايد دوباره ارزيابي گردد .
تمامي اين راهبردها بستگي به اطلاع رساني مؤثر و پيوسته دارد. اطلاع رساني مداوم از وضعيت اجرا ،امري اساسي است . به محض تعيين اهداف سيستم كيفيت ، بايد برنامه اي جهت آموزش و ايجاد آگاهي لازم طرح ريزي شود .
در زير مكانيزم هايي براي اطلاع رساني مؤثر ارائه مي گردد :
•    نامه هاي مديريت كه هدف از دريافت گواهي و مزاياي آن را به اطلاع مي رساند .
•    تبليغات با پوستر
•    نمودارهاي ميزان پيشرفت برنامه اجرايي
•    نظامنامه ISO 9000  ، به عنوان دستور كار مقرر براي تمامي جلسات كاركنان
•    خبرنامه هاي ماهانه كه مشخص كننده پيشرفت ، مراحل كار واجزاي بخصوص استانداردها باشد .
•    شمارش معكوس روزانه فرايند دريافت گواهي
•    اختصاص محل هايي براي نصب اطلاعات ISO 9000
اطلاع رساني ، كليد پرهيز يا از بين بردن موانعي است كه سر راه اجرا قرار دارند و حمايت تمامي كاركنان را بدنبال دارد .
آموزش پيشنهادي ISO 9000 براي كليه سطوح سازمان :
شركت براي اجراي موفق يك سيستم كيفيت و دريافت  گوهينامه بايد به دو جنبه كاملاً متمايز آموزش توجه كند . نخست ، بايد نيازمنديهاي استانداردها ، فرايند دريافت گواهي ، تغييرات مورد انتظار و غيره را به سازمان آموزش مي دهد . دوم ، بايد نيازمنديهاي آموزش را كه در تمامي مجموعه استانداردهاي قرار دادي وجود دارد ، برآورده كند .

آموزش مجموعه استاندارد هاي ISO 9000  :

اولين جنبه آموزش كه بايد بدان توجه كنيد ، آموزش مجموعه استاندارها و فرآيند دريافت گواهي است . اجراي يك سيستم كيفيت كه مطابق با مجموعه استانداردهاي ISO 9000  باشد، نياز به حمايت تمامي كاركنان سازمان پيگير گواهينامه دارد . براي بوجود آوردن چنين حمايت مورد نيازي ، آموزش ، امري حياتي است . هنگامي كه كاركنان هدف و مزاياي آتي آن را درك كنند – چه براي سازمان و چه براي خودشان – كمتر شك و بدبيني مي شوند و بيشتر حمايت خواهند كرد . در طول آموزش ، كاركنان از نظر رواني ، آمادگي انجام فعاليت هاي آماده سازي و ارزيابي رسمي مؤسسه گواهي دهنده را كسب مي كنند .

Related Posts

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *